28 авг. 2007 г.

Рабочие митинги

Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать Джон Кеннет Гэлбрейт
В комментариях к посту "Маркеры в работе" возникла дискуссия по поводу эффективности митингов и о том, как правильно эти митинги проводить. Данный пост скорее призван обозначить возникшие вопросы, чем предложить конкретное решение. Поэтому действительную ценность будут представлять ваши комменты. Неоспоримым можем считать тот факт, что труженикам "у руля" избежать митингов нельзя. Более того, беседы, собеседования и обсуждения составляют львиную долю обязанностей руководителя. По частоте проведения и регламенту можно выделить два вида митингов:
  1. мелкие дергания по каждой мелочи;
  2. общие собрания по определенной тематике раз или два в день.
Я тут пошарился в Интернете и провел, так сказать, первичное исследование предметной области. Проблема эффективности собраний существует испокон века. Вот, например, цитата из книги "Борьба за время" государственного деятеля начала 20-го века П.М. Керженцева:
Одно из наших зол – бесконечное количество заседаний. Недавно в «Правде» один товарищ писал о нашей любви к совещаниям. По его данным, в одном из комиссариатов свыше 65% рабочего времени всех наличных ответственных сотрудников тратится на совещания: так, в течение первых 5 месяцев 1923 г. затрачено на совещания 36 000 рабочих часов или 6 000 рабочих дней. У каждого ответственного работника заседания и совещания отнимают 13.5 рабочего дня в месяц, т. е. почти половину времени. Всего совещаний проведено 2300 при 13000 человек участников. Из этого числа половина заседаний падает на управление самого комиссариата, половина приходится на междуведомственные совещания, совещания комиссий и т. д. … Совещания (особенно так, как они у нас ведутся) являются совершенно неэкономной тратой энергии и времени. Обычно совещания бывают недостаточно подготовлены, повестка дня вовремя неизвестна, пришедшим на заседание приходится думать вслух (ибо они не подготовлены), и так получается дискуссия. Время тратится без достаточной продуктивности.
Там же предлагается решение проблемы:
Уменьшить до минимума число заседаний, предоставив право отдельным товарищам решать дело самостоятельно. … Заседания должны тщательно подготовляться. Материалы, проекты резолюций и прочее не следует оглашать в заседаниях, они должны быть отпечатаны и разосланы заранее. Тогда каждый будет говорить лишь о конкретных предложениях и поправках. Для решения деловых текущих вопросов можно созывать совещания ответственных работников учреждения на 10–15 мин. Нужно назначать (и соблюдать) не только начало заседания, но и его конец. Регламент должен быть сделан жесткий. В 5–10 мин. можно сделать дельный доклад даже на большом собрании и в 1–2 мин. высказать суть своих возражений.
Запишем это авторитетное мнение и пойдем дальше... Нельзя не восхищаться революцией, которую совершила Google в WEB и подходах в IT-бизнесе. Поэтому опыт коллег из этой компании :-) нам также интересен. Привожу выдержки из статьи "Как проводятся совещания в Google":
В таких компаниях, как Google, именно во время совещаний решаются многие важные вопросы, контролируется процесс разработки и осуществляется мотивация сотрудников. Совещания очень важны, а их эффективность — критический фактор. Марисса Майер называет шесть правил, которые нужно соблюдать для проведения успешного «митинга»:
  • Четкий план. Расписание совещания должно быть согласовано за некоторое время до его начала.
  • Запись тезисов. Текущие тезисы совещания должен записывать специальный человек, а на стенографической точности этих тезисов настаивает руководство Google.
  • Микро-совещания. В рамках длительных заседаний можно организовать ряд краткосрочных сессий по 5-10 минут на конкретные темы.
  • Индивидуальный прием. Каждый день после 16:00 Марисса Майер в течение 90 минут принимает к себе посетителей из числа сотрудников.
  • Никакой политики, только данные. Этот тезис подразумевает, что любое решение должно быть четко аргументировано, и ни в коем случае не приниматься под влиянием личных симпатий либо антипатий.
  • Гигантский таймер. Большие часы на стене должны создавать некое психологическое давление на участников совещания. Таймер отсчитывает время, которое осталось до окончания совещания.
Исследование мирового опыта по данному вопросу завершим цитатой из книги Марка Федина "Как правильно проводить совещания":
Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. ... Причины, по которым на этих «митингах» впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными.
Изученный материал и собственный опыт наводит на мысль о том, что главное зло при проведении митингов — это слабая их эффективность. К каждому митингу нужно готовиться, а это значит, что инициирование обсуждений, руководствуясь сиюминутными побуждениями неэффективно. Зачастую приходится видеть, как люди инициируют обсуждения сразу, как только у них появляется Мысль. А ведь только на переключение контекста (работа-митинг-работа) у его слушателей может уйти от 15 минут до получаса! Налицо явное снижение производительности труда коллектива. Итак, я голосую за спланированные и подготовленные митинги, цели, время проведения которых и продолжительность заранее известны. А что скажете вы?