13 дек. 2007 г.

Правило трех минут и умение разговаривать по телефону

Я, наверное, как и многие PM в наше время, когда-то был программистом. И когда-то большую часть суток проводил за кодированием и отладкой, изъясняясь с компьютером, естественно, при помощи клавиатуры. Однажды был случай, когда я после продолжительного кодинга пошел на кухню ужинать и попросил сестру подать мне «экземпляр печенья»… :-) Так вот… о чем это я? Ага. Значицца, о том, что мне лично до сих пор гораздо легче общаться именно с компьютером, а не с живым человеком. Тут хочу поразмышлять о последствиях такого поведения для PM и путях ликвидации этих последствий.

Сначала о последствиях.

Типичная ситуация — возникло недопонимание по какому-либо аспекту проекта у клиента или партнера. Начинаешь размышлять, мол, лучше я подробненько все изложу в письме, чтобы все всё поняли и след остался. Чтобы основательно написать письмо (ведь написанное клавой вылетит — не поймаешь), нужно все хорошенько обдумать… а вот прямо сейчас на это времени нет, да и на написание письма тоже не остается. И ставится на сообщение «Follow up» и доходят руки до этого письма после того, как все сроки прошли. Тогда берешься, заново читаешь письмо и входишь в курс дела, а затем отвечаешь, внимание, за пять минут.

К чему это приводит?

Конечно, в первую очередь к тому, что кто-то где-то ждет письма и работа стоит или, что ещё хуже, движется не в том направлении, в котором следовало бы.

Второй неприятный момент — письмо, на которое нужно ответить, придется перечитывать и вникать во всё заново. Налицо снижение качества и почти двойные затраты времени.

Что делать?

В большинстве случаев для оперативной реакции достаточно позвонить и поговорить лично. Да-да, трехминутный разговор по телефону может заменить двадцатиминутные роды и выверку письма. По опыту, хоть это и сложно для замкнутого «компьютерщика», звонок даже более эффективен, поскольку зачастую люди читают первое предложение первого абзаца в письме, где «многа букаф». Звонок в любом случае более оперативен, более отвечает определению «по горячим следам», а также позволяет использовать такие преимущества живого общения, как возможность организовать диалог, возможность сразу ответить на все возникающие вопросы, разбавить напряженную ситуацию правильной интонацией и т.п. Кроме того, собеседник чувствует себя более свободно, ведь разговор по телефону не оставляет следа, как e-mail, телефонный разговор «к делу не пришьешь».

Естественно, звонить по каждому поводу нельзя. Во-первых, это может напрячь людей в определенных условиях, во-вторых, объяснения могут быть достаточно сложными, письмо может иметь политический контекст и в копии, в конце концов, может быть указано множество адресов. Как быть в таком случае? Как предотвратить образование снежного кома из Follow-up, которые давно пора бы уже сделать, но никак не удается выкроить время, чтобы «всё это разгрести»?

Где-то я читал об интересном правиле. Называется оно правилом «трех минут». К сожалению, не нашел первоисточника, даже гугление не помогло. Так что пересказываю своими словами.

Суть проста — если написание ответного письма или совершение звонка занимает меньше трех минут — сделай это сейчас! Всё, что занимает больше времени, планируй на подходящее время. Выбор метода коммуникации (звонок или письмо) нужно выполнять в пользу наименее расточительного по времени.

Казалось бы, какое-то примитивное правило. Да и как можно делить дела не по важности или сложности, а по времени, которое тратится на ответ? Но, как это ни удивительно, оно реально работает (проверено на кошках, то есть на мне). И я кажется понял, почему.

Руководствуясь таким правилом, не остается места для ожидания вдохновения. Если присмотреться, зачастую поводом для откладывания дела «на потом» является либо отсутствие т.н. нужного настроя или бывает «нужно собраться с мыслями» и т.п. Применение правила трех минут не дает расслабляться и не позволяет тратить лишнее время на выполнение одной работы дважды.

Вот, собственно, и всё. Конечно, внедрение метода требует определенной дисциплины. Но можете поверить, что незначительной. Даже я сумел применить это правило на практике и в результате действительно почувствовал результат.

P.S. Если быть откровенным, у нас часто бывает ситуация, когда сидишь и ждешь 10 минут, пока освободится линия, чтобы совершить трехминутный звонок. Думаю, каждый понимает, что любое правило должно быть адаптировано под конкретные условия использования. Естественно, правило «трех минут» можно сделать мягче — вместо трехминутной планки, брать пятиминутную или вообще основываться не на секундомере, а на собственных ощущениях, как это делаю я.

P.S/2. Маленькое лирическое отступление. Владимир Леви в своей книге «Лекарство от лени» как-то намекал, что излишняя дотошность и исправление ошибок и опечаток в тексте — лишние временные затраты. Скорее всего, буквально следовать этому намеку для PM неприемлемо, но кое-что из этого можно было бы почерпнуть. А именно великую мысль — «будь проще». Тогда сэкономишь как свое время, так и время собеседника и время проекта.

Подписаться на новые статьи:  RSS (Что это такое?) или Email